Zgodne z obowiązującymi w Polsce i w całej Unii Europejskiej przepisami, niszczenie dokumentacji medycznej dotyczy wszystkich placówek, świadczących tego typu usługi. Przepisy nie ustanawiają konkretnego trybu niszczenia wyżej wymienionej dokumentacji. Jednakże na osoby odpowiedzialne za ten proces, nakłada się obowiązek wykonywania go w sposób systematyczny z zachowaniem wszystkich zasad bezpieczeństwa.
Dokumentacja medyczna – co kryje się pod tym pojęciem?
Rozważania na temat skutecznego, jak również zgodnego z prawem niszczenia dokumentacji medycznej należy rozpocząć od objaśnienia wyżej wymienionego terminu. Wiele osób nieprawidłowo definiuje pojęcie dokumentacji medycznej. Zdaniem specjalistów ma ona kluczowe znaczenie przy zachowaniu ciągłości leczenia danego pacjenta, a także odpowiada za podnoszenie jakości udzielanych pacjentom świadczeń zdrowotnych. Dokumentację medyczną prowadzi każdy szpital, przychodnia rejonowa, a także poradnie zdrowia i lekarze w gabinetach prywatnych. Osoby te są zobowiązane nie tylko do prowadzenia dokumentacji medycznej, ale również jej prawidłowego przechowywania i utylizowania zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem.
Niszczenie dokumentacji medycznej poprzedza jej skompletowanie. Może być to archiwum bądź też zabezpieczone zamkami szafki. Dokumentacja medyczna stanowi odwzorowanie wszystkich czynności, jakie podejmowane są przez podmioty udzielające świadczeń medycznych czy zdrowotnych. Zawiera ona zalecenia i decyzje, na temat dalszego etapu leczenia. Ponadto dokumentacja medyczna zawiera dane poufne o stanie zdrowia każdego pacjenta. Z uwagi na to, kluczową kwestią jest zabezpieczenie jej, aby nie dostała się w niepowołane ręce. Dlatego też należy zadbać o to, aby utylizacja dokumentacji medycznej przebiegła w sposób prawidłowy
Jak pozbyć się dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem?
Osoby działające w branży medycznej często zastanawiają się, jak pozbyć się dokumentacji pacjentów, aby działanie to nie powodowało naruszenia obowiązujących przepisów prawnych. Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Wystarczy zapoznać się z procedurą utylizacji dokumentów medycznych. Jest ona dostępna na wielu stronach internetowych, jak również wskazana przez firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów firmowych, w tym także dokumentacji medycznej. W przypadku bardzo dużych placówek można zdecydować się na mobilne niszczenie dokumentacji medycznej, polegającej na odbiorze odpadów papierowych w wyznaczonym terminie ze szpitala. Spore placówki medyczne, laboratoria czy poradnie zdrowia, obsługujące rozbudowane osiedla mieszkaniowe, mogą skorzystać z tego rozwiązania.
W przypadku prywatnej praktyki lekarskiej, obejmującej znikomą lub małą ilość pacjentów, lekarz specjalista może zdecydować się na posiadanie niszczarki zgodnej z RODO. Sprzęt ten może znajdować się w gabinecie należącym do lekarza. Pozwala on na bieżące utylizowanie dokumentacji medycznej, bez potrzeby zawożenia jej do zajmujących się trwałym i bezpiecznym niszczeniem odpadów papierowych w firmie. Tego typu działanie stanowi dużą oszczędność czasu i energii, a także środków finansowych, szczególnie gdy nie ma potrzeby utylizowania bardzo dużej ilości dokumentów medycznych.
Jak przygotować dokumenty medyczne do niszczenia, aby nie weszły one w posiadanie osób trzecich i nieupoważnionych?
Niszczenie dokumentacji medycznej to ostatni proces, związany z utylizacją odpadów papierowych, jakie powstają w placówkach, zajmujących się ratowaniem zdrowia i życia ludzkiego. Należy mieć świadomość, że działaniami poprzedzającymi utylizację dokumentacji medycznej, jest przede wszystkim odpowiednie zabezpieczenie ich. Chodzi tutaj o dokumenty, które nie muszą być już przechowywane w archiwach bądź też w magazynach. Wówczas tego typu dokumentacja medyczna powinna znaleźć się w specjalnych pojemnikach. Mogą być to specjalnie przygotowane pojedyncze egzemplarze bądź też system pojemników, będący dogodnym sposobem na przechowywanie dokumentacji medycznej przeznaczonej do niszczenia. Konstrukcje te mają odpowiednią pojemność, a także miejsce do wrzucenia papieru z zabezpieczeniem przed jego ponownym wyjęciem przez osoby nieupoważnione. Zgromadzone dokumenty medyczne do utylizacji mogą być przewiezione do niszczarni, gdzie następnie zostaną poddane procesowi trwałego zniszczenia w klasie tajności P4 zgodnie z normą DIN 66399. Po zniszczeniu dokumentacji medycznej placówka może otrzymać fakturę elektroniczną lub papierową, a także certyfikat zniszczenia dokumentacji potwierdzający to, że dokumenty te zostały całkowicie z utylizowane.
Sprawna, bezpieczna i zgodna z prawem utylizacja dokumentów medycznych, dotyczy wielu placówek świadczących usługi ratowania zdrowia i życia ludzkiego. Mają one obowiązku zadbać nie tylko o prawidłowe niszczenie dokumentów medycznych, ale przede wszystkim również zabezpieczenie je w trakcie przechowywania.
