Codziennością każdego biura czy też innego miejsca pracy jest duża ilość zalegających dokumentów. Nie są to już tylko dokumenty papierowe, które gromadzą się stosami na półkach i w szafkach, ale także dokumenty cyfrowe, elektroniczne – te możemy znaleźć na płytach CD, DVD, dyskach twardych komputerów, dyskach przenośnych USB, dyskietkach i wielu innych nośnikach, takich jak smartfony czy karty pamięci.
Jak zapanować nad chaosem w firmie? Uporządkować przestrzeń, najlepiej zaczynając właśnie od kwestii zalegających dokumentów. Czy naprawdę wszystko jest nam potrzebne? Warto odpowiedzieć sobie na to pytanie i dokładnie przejrzeć wszystkie akta, które zajmują miejsce w firmowych meblach oraz na dyskach. W uporządkowanej przestrzeni pracuje się lepiej i wydajniej, ponieważ niezwykle łatwo jest wówczas wyszukać i znaleźć potrzebne informacje. Ale… jak pozbyć się takiej ilości informacji bez obaw o bezpieczeństwo?
Właściciele firm pracujących w biurach mogą skorzystać z wielkiej pomocy, jaką oferują specjaliści zajmujący się profesjonalnym niszczeniem oraz utylizacją dokumentów.
Kto korzysta z niszczenia dokumentów?
Oczywiście nikt z góry nie narzuca nam tego, czy możemy czy też nie możemy skorzystać z usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów. Jeśli jednak w naszej przestrzeni biurowej roi się od nadmiaru kartek lub nośników danych – warto rozważyć tę opcję.
Profesjonalna utylizacja dokumentów jest doskonałym rozwiązaniem nie tylko dla dużych biur. Mniejsze przedsiębiorstwa również mogą skorzystać z tej usługi, rozpoczynając ją na przykład od postawienia w przestrzeni biurowej szafki na dokumenty. Jest to rozwiązanie bezpieczne, ponieważ wyposażenie to jest zamykane i zaplombowane tak, aby nikt niepożądany nie uzyskał dostępu do danych. Szafki na dokumenty dają nam też jedną bardzo wygodną rzecz, o którą trudno np. w przypadku niszczarek biurowych – w razie pomyłki i wyrzucenia dokumentu, który jest nam jednak potrzebny – szafkę można komisyjnie otworzyć, a dokument wyciągnąć.
Przede wszystkim jednak, aby ocenić, czy ta usługa jest dla nas – warto zrobić w firmie przegląd dokumentacji i ocenić, jaka ilość dokumentów będzie przeznaczona do zniszczenia.
Porządek w biurze to porządek w głowie
Badania wykazują, że większość osób pracuje efektywniej w uporządkowanej przestrzeni. Nie chodzi jednak tylko o fizyczny porządek związany z kartkami samoprzylepnymi i długopisami poukładanymi według koloru, ale także o porządek na dysku, na którym pracujemy przed komputerem. Bałagan potrafi rozpraszać także w pracy przed komputerem – nawet, jeśli na biurku mamy czysto, to praca na pełnym niepotrzebnych informacji dysku twardym może być frustrująca.
Warto wiedzieć, że profesjonalne firmy niszczące dokumenty oferują także utylizację tych danych, które zapisaliśmy w formie elektronicznej. Aby dane nie mogły zostać jednak odzyskane i nigdy nie trafiły w niepowołane ręce – najskuteczniejszą metodą niszczenia dokumentów elektronicznych jest fizyczne destrukcja całych dysków. Jest to w pełni bezpieczne rozwiązanie, które nie tylko zagwarantuje pracownikom możliwość pracy na uporządkowanym gruncie, ale jest to także bezpieczeństwo dla całej firmy. Dane bowiem raz zniszczone w ten sposób już nigdy nie wyjdą „na światło dzienne”.
Z dokumentami w formie papierowej można postąpić ponownie, jednak – jak już wspomniano wyżej – najpierw należy dokładnie je przejrzeć. Firma zajmująca się profesjonalnym niszczeniem dokumentów odbierze je od nas w każdej formie, natomiast warto jest przeprowadzić dogłębną analizę dokumentacji by odseparować materiały, których nie możemy wyrzucić lub są nam jeszcze potrzebne od tych, które jedynie zajmują miejsce.
W odpowiedni i przemyślany sposób przeprowadzona selekcja może nam także pomóc zaoszczędzić na samej usłudze, ponieważ wycena usługi niszczenia dokumentów jest zależna od ich wagi. Warto więc na tym etapie oddzielić dokumenty od segregatorów czy innych opakowań zbiorczych, które mogą nam się jeszcze przydać.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
